一．前言

1.1 公司简介

上海新脉网络科技有限公司( 新脉科技 )，是总部在北京的时代新技术产业有限公司在上海的独立子公司、民营企业，也是“上海市软件企业”。

时代新技术产业有限公司是跨行业经营的集团性公司，前身是时代科普网有限公司，是经国务院领导亲自批准成立的具有国家“信息网络国际联网业务经营许可证”的信息服务龙头企业之一。时代科普网有限公司于2001年2月经北京工商部门批准更名为时代新技术产业有限公司。

上海新脉科技是时代新技术产业有限公司关于计算机软件研制开发、生产销售、咨询服务、技术维护的基地。上海新脉科技是一家不论在社会资源、运作资金和开发技术上都具有较好实力的公司，公司的主要业务是为用户构筑电子化、信息化的应用平台，进行应用软件与数据库开发以及网络安全和增值服务。

上海新脉科技的“协同e化管理软件”和“VPN” 两个产品已获上海市信息化办公室“软件产品登记证书”。具有自主版权和“著作权证书”，上海新脉网络科技有限公司也在2002年5月份被评为“上海市软件企业”。

1.2 系统简介

飞思协同办公管理系统Coffice 基于领先的微软.net技术开发而成。除了具有传统OA的邮件、工作流、文档等功能外，还引进了项目管理和知识管理的思想，更加注重工作任务的分解、协同和监督；知识的积累、沉淀和分享，多条件跳转的分支流更为特色，有效为企业构筑协同工作平台。Coffice不仅仅是一套简单的办公自动化系统，其蕴涵的管理理念和协同管理模式是真正值得企业借鉴和系统的价值所在。

Coffice 系统可实现：

l 项目树的灵活创建，实现文档与项目归档的一体化，使知识和经验有序地沉淀。

l 通过邮件、公告、论坛、消息等信息平台将沟通成本降到最低，建立快速反应机制。

l 事务流转的自动化，审批的电子化，提高工作效率。

l 任务的发起、协同和确认，创造协同工作的氛围。

l 全文检索引擎，方便搜索信息和资料。

l 与公司nGuarder VPN产品的结合，支持远程办公、分布式办公与移动办公。

Coffice 系统可有效解决：

l 传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便。

l 信息流转不畅通造成的高沟通成本，低响应速度。

l 任务分配的不明确，缺少协作和反馈。

l 员工的经验和知识缺乏积累和共享不能使企业迅速提升。

l 人员流动对企业造成的损失。

l 缺乏依据造成领导层的决策困难。

1.3 系统特点

l 完全基于浏览器界面，客户端只需安装IE浏览器，操作简单、方便，只要懂上网便能很快学会使用该软件。

l 系统基于B/S结构，客户端零管理，避免了C/S系统维护的烦琐，降低维护成本。

l 细分的权限管理，可满足用户不同的权限管理要求。

l 灵活的配置，可方便自定义工作表单、环节和流程。

l 系统将身份认证、权限分配及USB硬件加密认证有机结合起来，保证系统运行的安全性。

l 良好的系统开放性和可扩展性，为企业轻松架构Internet应用。

二．系统功能

2.1功能模块结构图

2.2功能简述

l 桌面

n 我的任务：今天未完成任务列表

n 我的邮件：最新收到的邮件列表

n 我的文档：最新归档的项目文档

n 我的审批：待我审批的项目文档

n 考勤：成员上下班的考勤

n 全文检索：对系统中项目文档的全文检索，并有权限过滤机制

l 系统设置各类接点：系统的权限中心和配置中心

n 人员管理：系统账户；由系统管理员添加、修改；可以定义新增、离职、调职还可自定义查询

n 职位管理：组织内的职位结构树，是权限的基本结构

n 角色管理：权力的集合，可以自由定义。系统默认的有组长、组员和系统成员。

n 修改口令：成员修改自己的口令(系统管理员在成员模块中修改口令)

n 考勤查询：查询包括自己在内的考勤纪录，或系统指定的成员如人事助理可查全部成员

n 考勤设置：考勤日和考勤时间的设置

l 公司论坛：包括公司公告和各版块BBS；有BBS管理权可以添加桌面公告和版块公告，版主可以自由添加版块和版块公告。BBS的功能同常见的，但无须登录；

l 客户管理（客户接触点的管理）

n 我的客户：显示由我负责的客户信息，并添加接触纪录（电话、拜访等）

n 查询、统计：客户资料的统计和分析，销售人员的业绩管理

l 我的联系人

n 公司内部联系人：系统成员列表中获得

n 公司外部联系人：等同于公司客户的联系人

n 自定义联系人：管理私人的联系人

l 我的任务：（含任务协同、任务指派、任务查询）

n 待完成任务：显示今日往后的未完成任务，并对任务操作，如新建、取消、完成、接受

n 未完成任务：显示今日以前的未完成任务

n 已完成任务：显示完成的任务

n 我的发起任务：显示所有我发起的任务，其中包括我仅发起而不执行的指派任务

n 订阅/查询任务：显示我不参加的任务，查询他人的任务

l 我的邮件

n 收件箱：我收到的邮件，全部显示

n 发件箱：我曾经发送的邮件，全部显示

n 废件箱：我删除的收到过的的邮件

n 撰写新邮件：可以有项目属性，并可归档

l 公文流转

n 待批文档：流程走到我这里的文档，等待我处理

n 我的申请：我发起的流转申请

n 已批文档：从我这里过的，被我处理过的文档

n 流程管理：由我创建和管理的流程，需要制定环节和绑定角色

n 拟稿箱：我可以发起的文档流转的入口，凡流程的第一环节有我的，都显示；并可以对流程有条件查询

l 我的文档

n 已归档：我可以查看的已归档项目文档

n 待审批：正等待我审批的项目文档；审批权包括角色指定，或是项目组长。

l 公司项目：项目树的管理，每人看到自己参与的项目内容或权限赋予的内容

n 投递文档：对该项目投递相关的文档

n 撰写邮件：对该项目组成员发送邮件

n 项目管理：项目的创建、删除、修改、移动

n 成员管理：项目成员的添加、删除；组长的标记；组员权限的变更

n 项目订阅：显示我关心的项目内容（本人并不是项目成员，但有权查看）

n 目录管理：创建项目文档库，并有严格权限限制，文档目录可扩展

l 短信管理：

n 站内短信：系统内的消息机制

n 站外手机短讯：发送多哥附加手机号码

l USB_Key 设置：对硬件加密的设置

三．操作指南

3.1登录UDS文档一体化系统

当用户链接到本站点后，将首先被要求输入“用户名”和登录“密码”，如下图：

当用户输入“用户名”和登录“密码”，如果该用户是有硬件加密的，在“使用USB_Key ”前面复选框打勾，按“登录”按钮（或Enter键），此时系统将检查输入的“用户名”和登录“密码”或加密硬件是否正确，如果输入正确，将进入系统的主界面（个人桌面），如果是当日的首次登录，系统会自动考勤。如果上班迟到，登录后的页面如下图：

正常进入个人桌面如下图：

此首页（个人桌面）页面中，显示与当前操作员有关的文档、任务、邮件、审批等最新的相关信息，点击相关按钮即可进入下一级操作。

3.2系统设置

系统管理是为Coffice 系统的正常运行提供管理功能，首次安装系统后，首先要通过系统配置管理功能建立起组织机构的管理体系结构。

以管理员身份进入系统后，会有人员管理、职位管理、角色管理、考勤查询、考勤设置等接点，当然，这些接点可以利用权限使一般人员可见：

3.2.1 职位设置

职位设置是根据公司现有的组织机构图来构建职位的目录树，将相应的成员添加进去并赋予每个职位相应的权限。

点击“职位设置”后进入如下界面：

如果要对该职位进行操作，选中该职位后单击右上角“职位操作”按钮，进入如下界面：

这时可以对该职位进行创建下级职位、修改、删除、移动等操作。

当在目录树上选择某一职位时，默认出现该职位对应的人员：如下图：

此时可以进行该职位下的员工的调职、离职及增加员工的操作，同时可以以站内短信的方式进行提醒。每一职位员工对应有职级（在流程定义时可以灵活使用），在每一职位可以批量定义修改该职位中员工的职级。

权限管理的操作：（该处权限管理是对于某职位进行的，所有该职位下的成员会分别拥有该职位的所有权限）删除权限，在该权限前打勾，按“删除按钮”即可删除；增加权限，如下：

左边是对象，右边是所选定对象的固有权限。一般赋予权限时不用“全局对象”。

3.2.2 角色设置

角色中的成员继承角色的权力，角色与角色没有上下级关系，他们是平行的。通过角色赋予权力，是指按职位或项目的分类来赋予权限而不能实现时，采取的另一种方式，如：系统管理员、考勤员、资料备份员等，他们既要属于某一职位，又要拥有该职位外的一些特殊权限。

在本系统中，还有一些默认的权限，是全体人员都应该有的，如可以看到我的邮件、我的文档、我的任务、我的考勤、我的联系人等目录树；该系统安装完成后有一个系统默认角色，任何新成员都将被自动加入到该角色中，避免了权限分配时的重复劳动。

角色管理界面如下：

这时可以进行创建、删除和修改角色的操作。

权限管理的操作和职位权限管理相同。

角色成员的添加：

所有新增员工都默认成为“系统默认角色”成员。

如果角色下有成员，您在单击该角色时会在角色成员项里自动显示出来，如果没有，单击非成员选项，这时会显示出公司的所有员工，选择需要的，加入角色就可以了。如下图：

注意：系统默认角色和 Admin 角色不要轻易删除。

3.2.3 考勤设置

进入考勤设置页面有考勤日设置和公司考勤时间设置，如下：

考勤日设置：输入开始时间和结束时间（也可以选择本周或本月），点击“详细情况”按钮

绿颜色表示工作日，黄颜色表示休息日。把鼠标放到日期上点击，颜色会相互切换，如下把星期日改成了休息日：

3.2.4 考勤查询

进入考勤查询界面：

单击查询出的数字后可以看到更详细的情况：

3.2.5 人员管理

当员工离开公司、员工调岗，对员工的信息进行修改时操作该选项，并有提醒功能。

3.3 论坛（ BBS ）

BBS是Coffice系统中信息发布的管理中心，也是领导、员工之间进行信息共享和交互的平台。拥有BBS管理权限的用户可以自由添加，删除，修改论坛分类，也可以管理分类下面的板块。如果需要发布公告类的信息，可以选择在系统桌面提示，这样任何用户只要登陆系统就可以看到该信息，使得信息发布变得简单快捷和方便。

BBS的结构是：分类à 板块à 贴子

3.3.1 BBS管理

3.3.1.1 BBS管理权限的分配

管理员可以在职位或角色中赋予某人员BBS的管理权限。

3.3.1.2 BBS分类管理

以下就是对BBS分类的管理：包括添加分类、删除分类、编辑分类。下图中“uds 试用反馈”和“公司论坛”是分类。

3.3.1.3板块管理

以下界面为对版块的基本管理：包括添加版块，删除版块，编辑版块。“UDS反馈”是版块。

3.3.1.4版主的设定

见以下界面：

通过<<< 、>>> 来选择版主。版主拥有对该版的删贴、发布板块公告的权利。

BBS的板块有公共和私有之分。公共的板块是任何登陆本系统的用户都能看到的，私有的板块则只有指定的成员能够进入。

可以对私有板块的成员进行编辑，只有选择的用户在进入BBS的时候才会看到这个板

块。如下图：

3.3.2 贴子的使用和管理

l 发送新贴

l 公告（点击查看具体内容）

l 贴子列表（点击查看具体内容）

l 贴子状态提示。

3.3.2.1 发送新贴

如果用户是具有BBS管理权限的用户，则会出现系统公告的选择框，选中后可以选择是否在桌面上提醒，如果选择桌面提醒则在系统顶部该主题就会加入滚动条中，点击进入具体内容页（如果从桌面顶部查看公告则无法识别该用户的任何有关BBS的权限）

如果发送者是本版的版主，则会出现板块公告的选择框，选中后该贴子的标题就会出现在论坛该板块的板块公告滚条中。

在发贴的时候可以选择上传文件，系统能识别的文件类型是：图片类型RM、AVI、MPG、SWF等常用类型，如果非以上文件类型请在上传的时候文件类型选择其他，不然会导致贴子显示不正常。当上传文件后，会在发送内容栏目中添加一句语句，类似[IMG]http://localhost/uds/…../1.rm[/IMG]，此句至关重要，请不要随意更改。

3.3.2.2删除贴子

当用户拥有版主或者BBS管理员权限，那么用户可以删除任何贴子（包括其他人员发布的贴子）。如果用户是该贴的发布者那么该用户同样拥有删除此贴的权利。删除贴子将同时删除与该贴绑定的上传文件。

3.3.2.3 移动贴子

版主或者 BBS管理员以及贴子发布者都可以对贴子进行转移（板块之间的转移）。

3.4 客户管理

客户管理模块的作用是记录公司客户情况和对客户的走访跟踪记录，包括客户类别、客户等级、走访意图、费用记录统计等。是公司记录管理客户信息，查询统计客户情况的平台。

1：用户观察的视角（包括自己和自己的下属）

2：操作按钮（添加客户、添加联系人、添加接触情况）

3：客户名称（点击查看具体情况）

4：销售状态（点击查看客户跟踪记录）

5：用户参与的协同客户

3.4.1用户视角和权限

进入客户管理模块，用户可以选择不同的视角来观察客户情况，可以选择的视角包括自己和自己的下属，当在选择框选择视角的时候，您的操作权限也就相应的会做改变。只有当视角是用户自身的时候才有最完整的操作权限，当选择下属视角的时候，则操作权限就会受限，用户将只能查看客户情况和改变该客户的添加人，其他操作将无法执行。

3.4.2 添加客户

在添加客户界面进行客户基本信息的录入，其中“添加人员”是根据登陆用户身份自动添加的不能更改，如要更改可以由上级领导进行更改。点击“查看全部”查看该客户的所有联系人，并指定主要联系人。

点 “添加” 进行该客户联系人的添加

如果要给当前客户添加联系人，请在“客户名称”中选择“当前客户” ，如果要将该联系人设为该客户的主要联系人，请选中“设为主联络人”。

这样在联系人列表中就会出现添加的联系人，选中前面的单选钮确定客户的主要联系人。选择的联系人的姓名就出现在主要联系人中，也可以随时更换。

3.4.3 添加客户接触记录

添加客户接触记录可以通过以下两种方法：

l 选中客户后点击右上角的 “添加接触情况”。

l 点击客户的链接，在底部有个 “添加接触” 按钮。

当通过第一种方式添加客户接触记录的，那么选中的客户会默认出现在客户名称选择框中：

如果是通过第二种方式进入得，那么选择框中默认出现的是您的第一个客户，可以通过在后面的查询输入框中输入您需要选择的客户关键词进行查询。

在页面底部会显示该客户的历史接触记录

3.4.4我的协同客户

当您作为别人接触客户记录的协同人的时候，该客户就会出现在 “我的协同客户 ”中。

当您点击客户名称的时候，会弹出警告框，表示您无权查看，因为您是协同人，无权查看客户信息。点击 “目前状态” 的时候就会出现历史接触情况

3.4.5客户查询

在客户页面上面有“查询按钮”，点击进入：

下拉列表中选择添加条件字段，在后面的文本框中输入相关字符串，点击“添加条件”按钮，条件进入下面的文本框，可以反复添加和删除。点击“查询”可以得到查询结果。

3.5 我的联系人

我的联系人模块实现对用户常用联系人进行管理的功能，并且与系统紧密集成，联系人分为三类，分别是员工联系人、客户联系人、自定义联系人。

3.5.1 添加联系人（员工联系人、客户联系人）

联系人的类别：联系人模块与系统其他模块集成，联系人来自系统三个方面：首先是公司员工（所有使用该系统的用户账号）、客户联系人（客户模块中由该用户添加客户的联系人）、自定义联系人。通过在选择框中选取不同类别的联系人类别来分别添加联系人到用户不同的联系人类别中。

添加操作（仅用于“公司员工” 和“ 客户联系人” 添加界面中）：当选中了联系人后进行添加操作，完成后该联系人就被添加到用户的联系人列表中了。

人员选择框：灰色的选择框表示该人员已经在您的联系人列表中了，无法重复加入。可选选择框表示该人员目前还不在您的联系人列表中，可以进行添加操作。

3.5.2 添加联系人（自定义联系人）

填完需要的资料后，点击“确认”就完成了“ 自定义”联系人的添加。自定义联系人并不属于任何其他模块，所以它可以自由地删除和添加。

3.5.3 删除联系人

在 “员工联系人” 和“ 客户联系人” 类别的联系人列表中点击“ 删除”，则仅仅从您的联系人列表中将其删除而没有彻底删除该联系人的原始信息，因为它与其它模块关联。如果您在“自定义联系人” 类别的联系人列表中“ 删除” 联系人则会将此联系人的原始信息一并删除，因为它不属于其他模块。

3.5.4 修改联系人

“员工联系人” 和“ 客户联系人”的信息是无法在联系人列表中更改的，只有自定义联系人的内容可以更改。

单击“自定义联系人”的名字就会进入修改自定义联系人的界面，修改完信息后 “确认”修改。

3.6我的任务

任务模块提供了一个协同工作的平台，通过这个平台，每个可以安排自己的个人计划，并可以发起协同任务，使多人共同去完成一个任务，并提供任务反馈交流平台及短消息平台，使每个人任务的接受状态以及在完成任务过程中的反馈能以最快的方式在任务小组中传递，大大提升任务完成的效率。

3.6.1概念

独占任务:该任务在执行时，具有时间和执行人唯一性，简单来说，就是在一个时间段一个人只能安排一件独占任务。

限时任务:由发起人制定最后截止时间，在最后截止日期前未完成的话，系统都会提醒用户。此任务没有时间和执行人唯一性的限制，即一个时间段一个人可以从事多个限时任务。(注：限时任务不会现在图示中)。

发起人:创建任务的人员。

协同人:任务的协同完成人员。

待定:任务处于未确认状态，即并非所有的协同人都确认。

待办:所有的协同人员已经接受任务，此时处于待办状态。

完成:此任务已经被完成。

任务的权限描述:任务发起人可以进行任务的删除、完成操作，任务协同人则只能进行接受，取消操作。

3.6.2 查看任务

点击左边目录树的“我的任务”节点，则出现我的任务的主界面，如下图示：

首先进入的是“待完成”页面，此页面将会显示到今天为止还没有完成的任务列表，包括任务的的执行时间、内容、状态等信息，点击“内容”，将弹出一个新窗口，显示任务详细的信息，如下图示：

任务评论栏位可以填写您对此任务的一些意见和看法，这些信息将会立刻反馈至其它任务小组人员的此页面上。

点击“未完成”，将显示出今天为止，在计划时间内没有完成的任务

点击“已完成”，将显示出所有完成的任务

点击“我的订阅”，将显示出所有我所订阅的任务列表

点击“我的发起”，所有该帐户发起的任务，包括执行人是其他人的我指派给别人的任务。

3.6.3 新建任务

点击右上角的“新建”按钮，将弹出新建任务窗口：

在任务新增窗口的右边有一个执行人任务图示列表，默认显示的是本人本日的独占任务情况，如下图示：

三种不同的颜色代表有三个不同的任务，通过这张图，您可以方便的查看到有哪些时间段处于空闲状态，以方便进行任务安排。如果您想在其它日期安排任务，可以点击如下按钮，则会显示一个日历控件，您可以方便的在上面进行日期选择，如下图示：

当选择完成后，右边的图示也会跟着变化。在选择完任务的起始时间后，您将会看到下面有两个复选框，一个是“全天事件”，一个是“循环此时段”，下面来解决一下两个选项的意义：

全天事件:顾名思义，是指一天的全部时间全部用来做这个任务。所以，当这个框被选中后，则不会出现时间段选择列表。

循环此时段：默认没有选择时，如果是多天任务，系统将会从开始时间算起，一直到结束天的结束时间，中间的时间全部归属于这个任务，但如果选中这个框以后，则只把这些天的开始时间至结束时间内的时间归属于此任务。

如果您想建立一个需要其它人协同的任务，请点击选取中“需要协同”选框，则会出现以下界面：

请选择协同人员，然后就会出现在右边的图示列表中，用于检测用户的时间安排情况。下面的图示将为您展示多人任务的界面：

如果想把此人从执行人列表中删除，只要在右边的图示部分点击此人姓名即可删除。提醒功能：此功能用于提醒任务执行人完成任务，可与短消息网关相结合使用。

在本页的左边有两个功能按钮，一个是“提交”，另一个是“检测冲突”,“检测冲突”按钮只对独占任务有效，用于检测任务执行时间是否有冲突，如果有冲突发生，则显示如下：

如果有冲突发生，这个任务就不能添加。必须重新调整好时间后才可能重新添加。

注意：如果是限时任务，就不用检测冲突。

任务建立好以后，页面自动跳转到任务列表，您将会看到您新建的任务。

3.6.4 查看其他人员的任务

在任务列表的右上部分，有一个下拉列表，用来查看其它人（要有相应的权限访问）的任务列表，如果您在此列表中选择了其它人，这个时候用于任务的操作按钮不可操作，只有“周览”,“订阅”两个按钮可操作，如下图示：

订阅：设置自己关注的任务，在自己的订阅栏中将会显示，可以方便的对任务的状态进行跟踪。

周览：以周的视图来查看任务的安排状态，用于总体分析，统计。如下图示：

点击“返回”则返回到正常模式。

注意：只有下拉列表中的选中人员为自己时，功能按钮才可点击，可恢复功能按钮的功能。

任务的协同：当您位于任务的协同人状态时，登入任务主页，任务将以背景浅蓝作为提示，如下图示：

如果要接任务，就在任务前面打勾，点击“接受”按钮，操作成功后背景将会恢复，并且任务的状态也随之变为“待办”。

注意：也可以点击任务的标题，在弹出窗口中进行操作。发起人可以删除任务，任务删除后协同人的相关任务也会被删除。

3.7 我的邮件

邮件是用于网络时代协同工作的重要工具，主要应用于企业级的通讯、协作、Internet/Intranet实现。使用系统的邮件模块可以方便员工之间的沟通，提高工作效率。

系统自动为每个员工提供了一个内部邮箱，邮箱预置了三个邮件夹(收件夹、发件夹、垃圾夹)，每个邮件夹都可以对邮件进行排序，方便于邮件的精确定位。

邮件模块共包括“收件箱”、“发件箱”、“废件箱”、“撰写新邮件”四个主功能模块，主界面如下：

3.7.1 收件箱

这里将显示您收到的所有邮件，按照时间的先后顺序依次排列，最新接收的邮件将显示在最上面，点击栏目名称将按照此栏目进行排序，再次点击将按相反方向进行排序(▲▼表示升序和倒序)，栏目名称位置将在下面图中以红色圆圈标识。

点击邮件标题，则显示邮件的具体内容，图示如下：

这个页面将显示邮件的具体内容，包括收件人、发件人、抄送人、密抄人、所属项目、邮件标题及内容等，如果此邮件附带附件的话，将会依次在附件位置分行显示，点击附件，将会弹出是否下载对话框，提示是否下载，如图示：

点击“保存”，将附件保存到本机，点击“打开”，将在当前位置打开此文件。

在邮件内容的下方，分别放有“回复”,“转发”,“返回”,“删除”,“归档”按钮，五个按钮的功能分别如下：

回复:对发件人进行邮件回复

转发:将此邮件转发给其它人

删除:删除此邮件

返回:返回邮件列表

归档:将邮件归档至某个项目，点击归档按钮后，将会弹出项目选择窗口，界面如下：

在弹出窗口中双击所要归档至的项目，则会弹出窗口“您确认吗?”，点击确定按钮，系统将会把此邮件归档到选定项目中。

3.7.2 发件箱

这里将存放您已发送过邮件的副本，可以方便地进行历史邮件的查询、排序，功能同收件箱。

3.7.3 废件箱

这里将存放删除过的邮件，以便以后再恢复。如果想彻底删除邮件，请在此箱中再进行删除操作，就可以彻底删除该邮件。其它功能同发件箱。

3.7.4 撰写新邮件

主界面如下：

点击“选择收件人”，则弹出收件人选择窗口，如图：

双击左边的人员名称，就可以将此员工添加至收件人文本框中，也可以多选。当选择结束后，请点击“确定”按钮，在相应文本框中将会出现刚才所选择的人员。这样就完成了人员的选择。在下方提供了四个附件上传按钮，可以方便的添加附件，附件数量不限，大小限制在100M内(请参见web.config 配置)。

注意：在选择完附件后，请点击“添加按钮”，稍等片刻附件便会在后边的文本框中出现，此时附件被附加至此邮件。

在完成收件人的选择、邮件内容的撰写、附件的添加后，点击“发送”按钮，则会弹出对话框“发送成功!”，表示此邮件已经发送成功。

另：界面上方，提供“全选”,“取消”,“删除”三个功能按钮及一个“移动至”下拉列表，图示：

功能分别如下:

全选: 选中当前页的所有邮件

取消: 取消当前的选择

删除: 删除所选中的邮件

移动至: 将选中邮件移动至选择邮箱

3.8 短信管理

短信模块为用户提供了一个便利、快捷的交流功能，并且接合其它模块实现了非常强大的提醒、催办功能。
按照短信方式来讲可以分为两种:一种是站内短信，另一种是手机短信(需接合相应的设备实现)，本系统分别提供这两种方式，大大方便了信息的传递。

3.8.1 我的消息

我的消息是指所有我接收的消息，以列表形式呈现出来,其中包括发送者、内容、短讯类型、是否已读、发送时间这几个选项。

3.8.2 已发送消息

这里存放自己发送消息的历史记录，如图所示:

3.8.3 写新消息

这里提供一个发送消息的界面，发送内容中请填入您所想发送的内容，点击” 选择人员 ” 按钮,将会弹出人员选择对话框，如下图所示:

如果想给某个用户发送站内短讯，请将此用户加入到站内短讯框中，如果是手机短讯，则将他加入至手机短讯框中，选择完成后，请点击”确定 ” 按钮。

如果希望给其它用户发送手机短讯时，请在” 附加手机号码 ” 栏中依次填入需要发送至的手机号码，其中多个号码间用 ” ,”相隔。点击确定，将会被排入发送阵列，我们的短消息发送系统将会处理你的请求。

3.8.4 短消息设置

在系统界面左下角，包含有短消息设置功能，请看下图:

请点击人头图像，将会弹出下面界面:

这个界面中可以设置提醒时间，及提醒方式。

提醒时间:系统检测短消息的周期，根据实际情况可以自行调整(例如:希望信息的反馈快一些，则可将此时间设置短一些)

提醒方式:系统的默认提醒方式(“弹出窗口”)如下图所示:

但也可以更改为” 闪烁图标 ” 方式

点击上图中的” 3”(在线人数),将会显示出详细的在线人员清单，如下图所示:

根据在线人员的详细统计，您可以方便的定位某个栏目的访问量及查看某用户的在线状态，并且可以点击上图中的用户名直接进行短消息的发送，这里将为您提供一个更快捷的交流方式，也更体现了本系统中的Communication特点。

3.9 公文流转

3.9.1流程的基本步骤

管理员：

新建表单－>设定表单样式和附件模板－>根据表单新建流程－>定义流程的步骤和跳转条件以及绑定相关人员

普通人员：

进入拟稿箱－>拟稿

审批人员：

进入我的审批－>打开文档－>审批

3.9.2表单管理

3.9.2.1表单介绍

什么是表单，表单是一个流程产生文档得一个基本信息，在本系统中，表单分为两个部分，一个是可以用来统计查询得数据部分，它能保存表单的基本信息，但是其文档样式不会太灵活，一个是表单的附件部分，它可以以任何形式的文件构成，可以弥补前一部分的样式问题，一般来说，一个表单提供一个附件模板。以上两个部分都是可以自定义的。

3.9.2.2新建表单

进入流程管理模块，如下图

点击表单管理，进入到下图

选择新建表单到下图：

依次填写好，表单名称（在建立流程时可以看到），表单介绍，表单模板（流程中使用的附件的模板从这里下载），按确认按钮，到下图（表单样式设计）：

3.9.2.3删除表单

进入到表单管理界面，如下图：

对于想要删除的表单后面点击“删除”，出现您确认要删除？点击确定。注意：已经使用的表单不能删除和修改

3.9.2.4 修改表单

进入到表单管理界面，如下图：

a.修改表单信息

点击要修改的表单，进入下图：

修改相应的表单信息后，点击确认。注意：表单模板的的修改为新上传的表单，所以如果不修改模板的时候也要注意上传一份新的表单模板。

b.修改表单样式

点击要修改的表单后面的管理，进入下图

上图中：上部分为设计器，下部分为表单预览。

，新增表单行：

字段名：本设计器可以使用的字段有26个，每个字段只能对应一个填表的表格

字段意义：填表的表格代表的意义

参与判断：指是否参与到环节跳转的判断中去，在设计流程时用到

内容：换行还是不换行，控制填表表格的样式

宽度：填表表格的宽度

高度：填表表格的高度

位置：表格在整个表单中的位置

填表示例：对于所要填写内容的一个样例

完成以上后，点击添加，在表单预览部分即可显示。

删除表单行：

点击位置（圆圈后的数字），该行的信息会显示在输入框里，表示您选中了此行

然后点击“删除”按钮。

修改表单行：

同上，选中要修改的行后，修改您要修改的内容，点击“修改”按钮。

3.9.3 流程

3.9.3.1 新建流程

点击新建流程按钮，转到流程基本信息。

新建流程基本信息：

依次填写好，流程名（给流程使用者看），表单样式（所以以前建立的表单），流程简介（流程的介绍），单击下一步，转到新建流程步骤

新建流程步骤：

依次填写好，各项内容：

步骤名称：指此步骤的名称，可以在流程管理时加以调解

是否结束：指此步骤是否可以强行结束，成为成果文档

是否会签：指此步骤是否需要多个人一起同意才能到下一步去

流转规则：指此步骤流转到下一步骤时，呈送到下一步骤的哪些人那里

流程规则有：按项目（流转到下一步骤的项目上级）

按职位（流转到下一步骤的职位上级）

按人员（流转到下一步骤的所有人员）

步骤简介：此步骤的简单介绍

固定提醒：指发送到此步骤后，是否以站内消息的方式提醒接送到文档的人

催办提醒：指发送到此步骤后，在过了完成时间后，没隔一个周期时间，发送一次手机提醒，发送的总次数由所填写的次数决定，如果总次数为0，则为不提醒

填写完成以上之后，点击下一步，如果没有下一步，可以点击完成设计，如果不想建立流程，可以点击取消设计，则会删除整个流程。

经过多次建立步骤后，按完成设计，进入单个流程管理

3.9.3.2单个流程管理

流程步骤的删除：

在想要删除的步骤后面，点击删除，就OK了。

流程步骤的位置移动：

步骤移动只支持上移，点击相应的步骤后面的上移就可以了，下移可以通过其他步骤的下移实现。

流程步骤条件的管理：

点击流程步骤后面的分支，出现如下图：

步骤流程的添加：

上图中，条件判断里的字段为次流程带的表单里的字段，还包括一个特殊的职级。分支跳转是本流程的所有步骤，还包括一个特殊步骤《文档结束》。

流转规则是指跳转到相应的步骤是的规则，见2． 1 ． 2 添加步骤。

填写好以上后，点击新增。

a.步骤流程的条件删除

点击要删除的步骤条件后面的删除，即可。

b.步骤流程的条件优先级调整

点击调整的步骤条件后面的上移，即可。

注意：在设置条件时，对于不是跳转到自己步骤的条件，一旦成立就直接跳转，对于跳转到自己步骤的条件，为与条件的开始，第一个不是跳转到自己步骤的条件为与条件的结束。

帮定流程步骤人员:

点击流程步骤后面的绑定，出现如下图：

环节中的人员包含四部分：角色成员、职位成员、项目成员、单一个人，可以很简单的把一个角色，职位，项目的成员添加进该环节，即使以后他们的成员改变了，环节的人员也会动态地改变。以上4个部分，每部分有两个按钮，“<<”,“>>”，选中右边框的条目，点击按钮“<<”，就绑定该部分，选中左边的条目，点击“<<”按钮就取消绑定。

注意：在第一个步骤中绑定的人员为能使用该流程的人员。为什么说是绑定，绑定提供了一种动态的人员方案，即使职位，项目，角色里的人改变了，而步骤的人员也跟着相应改变。

3.9.3.3 删除流程

单个流程删除：

点击需要删除的流程后面的删除，弹出一个对话框，是否删除此流程？点击删除即可。

批量流程删除：

选中要删除的流程，点击删除流程按钮。

3.9.3.4修改流程

修改流程基本信息：

进入流程管理后，点击相应的流程名，进入2． 1 ． 3 单个流程管理

修改流程步骤：

点击流程后面的编辑，进入如下图：

具体操作同：2.1.1新建流程

3.9.3.5收发文

发文：

进入拟稿箱，点击拟稿，进入下图：

选择要拟稿的流程，点击，进入下图（这里以公司请假为例）：

填写好以上后，点击保存，如果要添加模板，请点击模板，下载到本地，填写好附件后，在上传。保存好的文档，可以进行任意的修改或删除，其附件的修改是根据每次上传的文件覆盖的。历史的所有草稿可以在我的拟稿里被查看。

点击发送，文件即进入流程开始流转了，见下图：

另：发送的文档可以在我的申请里看到。见我的申请

收文：

点击我的披阅，见上图。

单击所对应的文档标题，进入到文档披阅过程，如下图：

所有文档必须先签收，才能披阅。防止单人披阅时的多披阅。点击签收，进入披阅界面，如下图：

对于误签的可以取消签收，填写好审批内容，披阅的附件后，有3个披阅动作。

1．同意：审批通过该文档表达的意义，文档继续流转到下一个步骤。

2．回退：不完全同意该文档表达的意义，打回到上一个步骤继续修改，可能还会流转到本步骤来

3．拒绝：完全不同意该文档表达的意义，该文档停止流转。

4．完成：对于有强行完成权限的步骤才出现，强行完成文档，使其成为成果文档

注意：文档的流转方向都是按照流程来定义的，使用者不需要过多的了解，流程内部的东西，提高了易用性。当文档流转到最后一个步骤时按下同意也会自动的结束文档。

会签时，没有审批结束按钮，审批通过也必须在会签人数到达指定的人数后才能向下一环节流转。

文档流转到下一个步骤时，如下步骤有固定提醒还又提醒内容，如下图：

历史文档：

a.历史发文

点击我的申请，如上图：

对于文档的流转规则，可以点击流程名查看，如下图：

还可以通过，点击当前步骤，知道该文档流转到了那个步骤的哪些人，进入下图，显示该环节的全体成员。

点击“呈送人员”，显示本文档呈送到该环节的哪些人。见下图：

点击 “已签人员” ，显示表示该文档哪些人已经签收。见下图：

点击“未签人员”，表示该文档还未签收的人员，见下图：

点击“已批人员”，表示该文档已经批阅的人，见下图：

在上图中，点击真实姓名可以发送内部邮件，点击邮件可以发送外部邮件，以进行催办或交流。

注意：已经完成审批的文档，没有呈送人员、已签人员、未签人员和已批人员的信息

b.历史收文

点击已经披阅，如上图

3.10 我的文档

进入桌面，点击我的文档，如下图：

点击“我的文档”，进入下图：

已归档：指登陆者在所有项目、目录中能查看的文档的汇总（包括订阅文档）。

待审批：指登陆者在所有项目、目录中能审批的文档的汇总。

在待审批，可以完成不同项目中的批量审批，批量删除（非物理删除）。

批量审批：选种要审批通过的文档（可以多选），点击上面的审批文档按钮。

批量删除：选种要丢弃的文档（可以多选），点击上面的丢弃文档按钮。

注意：全部选择和全部取消只能选中本页的条目，是一个快速选择按钮。

3.11 公司项目

公司项目是Coffice 系统的重要组成部分，它是一棵项目树，可以一直延展。一个项目可以包括一个或多个子项目和子目录，同时也拥有其父接点。“公司”是项目树的根。下面部分，对项目目录的管理使用操作做一个详细的说明。

以“公司”下面的“产品推广”项目为例，项目的主界面如下图。左边是接点树，右边主要部分是该项目相关的三部分：项目文档区，所属该项目的邮件区和待批文档区（对于所在帐号有该项目审批权，待批文档可见）。右上部分是对该项目的说明和操作区。

点击“产品推广”右边两个小图标（如上图画红圈处）进入可看到项目内容的详细页面，如下图：

其中后继任务是指它的子项目，上级项目是父项目，上级负责人是父项目的负责人。项目负责人是该项目的组长。

3.11.1撰写邮件

点击“攒写邮件”，进入编辑邮件区。选择“收件人”时，跳出的选择人员对话框里仅是项目成员，如下图。发邮件详见邮件说明部分。

3.11.2 投递文档

点击“投递文档”，进入下图页面进行文件上传。按“提交”，上传成功。

所上传的文档会进入有审批权限的人员的待审批项目文档中，并同时在该帐户桌面显示。

3.11.3 项目管理

项目管理是对项目进行修改、删除、添加子项目的操作。点击项目管理可以看到如下界面：

在这个界面，可以修改该项目的信息。点击右上角“删除项目”，可以删除该项目及相关子项目。创建项目下图，其创建的项目是当前项目的子项目。所创建的子项目对父项目成员而言，有权限的继承关系。对父项目成员而言，他所可见的项目（包括子项目）权限就是父项目的权限，有包含关系，哪怕子项目没有设置权限，也能在子项目中看到该继承下来的权限。反之，对子项目成员而言，只能拥有本项目的权限。

3.11.4 显示组员

组员是指属于该项目的项目成员。进入可以看到下图。

在上图中，有三张卡片，在“项目成员”列表中选择人员可以设置成组长。“非成员”列表中人员是除了项目成员以外的公司所有在职人员。在下图中的非项目成员列表中选择一人，点击右上角“加入组”按钮，该人就在此列表中消失，进入项目成员列表。如果被加入进项目成员，就被赋予该项目设定的权限。如果是项目的组长，就自动具有该项目的所有权限。

“订阅人”是所有订阅了该项目的人员列表。

3.11.5 权限管理

权限管理是对属于该项目的人员赋予一定权限。换句话说，拥有该项目就拥有该权限。该权限局限于该项目。点击权限管理，进入如下图列表：

选中权限，点击右上角“删除权限”，即可删除。点击右上角“加入权限”，进入下图：

在权限类型下拉列表中选择要加入的权限，项目对象为该项目，确定即可加入。

3.11.6 目录管理

目录是用于文档归类的文件夹。点击目录管理进入创建新目录的页面。该目录的所有者是当前项目。例如，在项目“产品推广”中，新增一个UDS的目录，如下图。按添加，新增成功。

在左边项目树中选中UDS目录，进入如下图界面。现有四张卡片，“已归档”是所有被拥有此目录审批权限的人审批通过的文档列表。“未归档”是有该目录投递权人上传的没有被审批的文档列表。“我的上传”是指以当前帐号上传的已审批和未审批的所有文档。“回收站”指所有已丢弃的文档。

对于目录有一系列操作：

丢弃：选中文档，丢弃进入回收站。

目录移动：点击目录移动跳出如下图中网页对话框，然后选择移动到目的位置。

投递文档：点击进入文件上传页面。

显示组员：类似项目显示组员。是该目录的成员操作。

权限管理：类似项目管理权限。是对该目录的权限操作。

3.11.7 订阅项目

对于领导而言，在众多项目中订阅某一项目，可以方便快捷地获得该项目信息。此订阅体现在左边目录树中“我的项目”接点中的“我的关注”一页，如下图。

右上角“删除订阅”按钮可以对列表中关注的项目删除。卡片“我的参与”是所以您参与的项目列表。

3.11.8 项目移动

项目接点在项目树中的移动。点击“项目移动”，跳出如下图的网页对话框，选择要移动的位置。

3.12 全文检索

全文检索功能可以实现你在大量文档，附件中寻找你所需要的资料。点击我的桌面左边的全文检索文字链接，出现如下页面：

在关键字文本框中输入要查找的关键字，下面四个复选项“标题，正文，作者，附件”是指你的关键字是那种类型里的字。点击偏好设置，出现“文档，邮件，BBS”三个复选项，如下图，分别表示你的检索对象。

点击搜索，查询结果如下：

3.13 UDS系统权限说明

权限系统实际上是一个很复杂庞大的体系。每一员工有四处可以被赋予权限的地方，其实际权限是各处权限的并集。

权限一（默认权限）：每一个员工默认都是角色管理中的“系统默认角色”成员。“系统默认角色”中有下列权限，这些是每一个成员都应有的基本的权限。

权限二（职位权限）：对每一职位赋予固定权限，不受员工的离调职的影响。上级职位对下级职位有监控权，换句话说，上级原本不可见一接点，下级对该接点可见，上级自然对该接点也可见。

权限三（角色权限）：创建一种角色，赋予这种角色一定权限，把需要此权限的人员加入到该角色中，该人员就获得了这些权限。

权限四（项目权限）：如果被加入进项目成员，就被赋予该项目设定的权限。如果是项目的组长，就自动具有该项目的所有权限。对父项目成员而言，他所可见的项目（包括子项目）权限就是父项目的权限，有包含关系，哪怕子项目没有设置权限，也能在子项目中看到该继承下来的权限。反之，对子项目成员而言，只能拥有本项目的权限。

一 ． 前言

二． 系统功能

三． 操作指南

3.2.3 考勤 设置